決裁飛ばして即行動!新人公務員時代の失敗談

新人公務員時代の失敗談

こんにちはchichiです。

某市役所の職員として9年間働いていました。

新人になって間もないころの、失敗談についてお話ししたいと思います。

一度その失敗をしてから、退職するまで同じ失敗は二度としませんでした。

身をもって学習した、と思いたいです。

採用時、私は新卒採用ではなく、社会人採用で役所に入りました。

同期は20名近くいましたが、おそらく半分くらいは社会人採用だったと思います。

それまで民間の経験はありましたが、役所に入って初めて知ることも多くありました。

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市役所の決裁システムとは

市役所の決裁システム

そのうちの一つが「決裁」のシステムです。

決裁とは、何か物事を決めるのに、権限を持った上司が合意するシステムです。

具体的には、担当者が起案者となり、原案を添付した決裁文書を作成します。

文書の表紙にあたる部分に、上司を含む関係者全員のハンコをもらい、全員の合意が得られたところで正式に決定するため、そこでやっと行動に移せます。

もちろん紙ベースでした。

アナログと思われる方もたくさんいらっしゃると思います。

最終的には、先輩や上司に修正が加えられるなどして、担当者の手元に戻ってくるシステムになっていますが、当然急ぎの案件などもありますので、そのときは持ち回り決裁といって、自分がその決裁文書を持って上司の机を回ることになります。

持ち回り決裁で上司が席を外していたとき、時間外になり上司が帰ってしまうとその日のうちにハンコがもらえないため、ソワソワして席に戻られるのを待ったこともありました。

決定事項により、「課長決裁」「部長決裁」など、権限を持つ人が異なるため、最後に見てもらう人が上位になればなるほど、決定まで時間を要する場合があります。

また、さほど急ぎではない案件で、作成した決裁を送り出したはいいいものの、待てど暮らせど、自分の手元に戻ってくる気配がなく、さすがに不安になることもありました。

そういうときは、どこまで回ったのか順番に聞いて回ったり、なんとなくそこで止まっていそうな書類の山を探しに行くこともありました。

公務員で即行動!の盲点

即行動!の盲点

役所のシステムにも慣れたかと思われたころ、やってしまいました。

慣れたころが、一番注意が必要な時期だったんですね~。

当時は人事部門に配属されており、先輩からパートの求人票を紹介事業者に出すように指示されました。

それまでにも複数の職種で何回か出しており、採用条件も毎回おおむね同様でした。

体育会出身で仕事は即行動が当然!と思い込んでいた私は、「はい、ただいま!」と言わんとばかりに、求人票を作成して事業者へ提出しに行きました。

先輩に「できました!」と報告したときのこと、「chichiさん決裁は??」と言われたそのとき初めて自分のミスに気が付きました。

決裁取ること忘れていました。完全に。

すぐにその場で事業者に電話連絡し、決裁が下りるまでの間、求人票を取り下げてもらったと思います。

先輩のおかげで大事には至りませんでした。

それからも、ひたすら決裁作成の日々は続き、持って回ったり待ってみたり探しに行ったりたくさんしましたが、まさかすっ飛ばすなんてことはそれから二度とありませんでした。

それにしても、送り出した決裁文書がなかなか手元に戻ってこないのは、私にとっては気になる存在でした。

絶対どこかにあるんですけどね。

GPSがついていて欲しかったです。

公務員
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